Warum diese Nummern auf einer Lastschrift stehen
Bei einer SEPA-Lastschrift tauchen neben dem Betrag häufig zwei Kennzeichnungen auf: die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz. Beide beziehen sich nicht auf Ihr Konto, sondern auf den Einzug durch den Zahlungsempfänger. Sie machen eine Abbuchung nachvollziehbarer, wenn auf dem Kontoauszug nur ein gekürzter Name erscheint oder mehrere Verträge mit demselben Unternehmen bestehen.
Die Gläubiger-Identifikationsnummer gehört zum Einziehenden
Die Gläubiger-Identifikationsnummer kennzeichnet das Unternehmen, den Verein oder die öffentliche Stelle, die Lastschriften einzieht. Sie wird dem Zahlungsempfänger zugeordnet und bleibt grundsätzlich dessen Kennung, auch wenn verschiedene Rechnungen oder Kundennummern betroffen sind. Für die Kontozuordnung reicht die Nummer allein jedoch nicht: Sie sagt nicht, von welchem Vertrag der Betrag stammt und ist kein Ersatz für den Namen des Zahlungsempfängers. Eine Bankmitteilung kann dieselbe Kontoverbindung zeigen wie https://iban-ermitteln.de/; zusätzlich ist eine Rückfrage in der Filiale möglich.
Die Mandatsreferenz verweist auf das einzelne Mandat
Die Mandatsreferenz wird vom Zahlungsempfänger vergeben. Sie kann sich auf einen Vertrag, ein Kundenkonto oder eine andere interne Zuordnung beziehen. Zusammen mit der Gläubiger-Identifikationsnummer bildet sie ein Kennzeichen des Lastschriftmandats. Deshalb können bei demselben Unternehmen unterschiedliche Mandatsreferenzen auftauchen, etwa für getrennte Verträge oder Konten. Die genaue Schreibweise sollte man unverändert übernehmen, denn Leerzeichen, Bindestriche oder führende Zeichen können zur Darstellung gehören.
So ordnen Sie eine Abbuchung zu
Vergleichen Sie die Angaben auf der Rechnung mit dem Buchungstext des Kontoauszugs. Entscheidend ist, ob Zahlungsempfänger, Betrag, Buchungsdatum und der erkennbare Verwendungszweck zum erwarteten Vorgang passen. Danach prüfen Sie die beiden Kennungen: Stimmen Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz mit einer früheren Rechnung desselben Vertrags überein, spricht das für eine fortlaufende Zuordnung. Eine abweichende Mandatsreferenz ist nicht automatisch ein Fehler, sollte aber erklärt werden, besonders wenn sich gleichzeitig Betrag oder Zahlungsempfänger verändert haben.
Die häufigsten Verwechslungen
- Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist nicht Ihre Kundennummer.
- Die Mandatsreferenz ist nicht die Kontonummer des Zahlungsempfängers.
- Beide Nummern sind nicht der Betrag und auch kein Zahlungsziel.
- Eine Referenz auf der Rechnung muss nicht mit dem Verwendungszweck auf dem Kontoauszug identisch sein.
- Die Kennungen bestätigen nicht allein, dass die zugrunde liegende Forderung sachlich richtig ist.
Wenn Rechnung und Kontoauszug nicht zusammenpassen
Ein abweichender Betrag, ein anderer Zahlungsempfänger oder eine unbekannte Mandatsreferenz ist ein Anlass zur Klärung. Vergleichen Sie zunächst die aktuelle Rechnung mit älteren Unterlagen und achten Sie darauf, ob der Vertragspartner seine Bezeichnung geändert hat. Fragen Sie anschließend den Zahlungsempfänger über eine bereits bekannte Kontaktmöglichkeit nach der Zuordnung. Bei einem Verdacht auf eine nicht veranlasste Lastschrift sollten Sie die Bank zeitnah einbeziehen. Welche Möglichkeiten, Fristen und eventuellen Entgelte gelten, steht in den Bedingungen des Zahlungsdienstleisters und im Preis- und Leistungsverzeichnis Ihrer Bank.
Was kleine Betriebe dokumentieren sollten
Für Unternehmen und Vereine lohnt es sich, Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz, Rechnung und Buchung gemeinsam abzulegen. So lässt sich später erkennen, welchem Auftrag ein Zahlungseingang oder eine Rückfrage zuzuordnen ist. Ändert sich ein Vertrag, ein Zahlungsempfänger oder die interne Kundenzuordnung, sollte die neue Referenz auf der Rechnung klar ausgewiesen werden. Werden mehrere Mandate vermischt oder alte Kennungen weiterverwendet, entstehen unnötige Rückfragen und die Buchhaltung verliert den Bezug zwischen Forderung und Lastschrift.